VEDTEKTER

1. Definisjoner.

1.1. Styret:
Styret i vedkommende klubb.

1.2. Styremedlem:
Et medlem av klubbens styre.

1.3. Medlem:
Et medlem, unntatt honorært medlem, av klubben.

1.4. RI:
Rotary International.

1.5. År:
Den tolv måneders periode som begynner 1. juli.

2. Styret.
Denne klubbs styrende organ skal være styret, som består av 7 medlemmer av klubben, valgt i henhold til pkt. 3.1. i disse vedtekter. Styret består av president, visepresident, sekretær, kasserer, klubbmester, studieleder, og sist avgåtte president.

3. Valg av styre og andre tillitsvalgte.

3.1. Prosessen.

Valgkomiteen bestående av 3 past presidenter fra de seneste år, med eldste som formann, fremmer forslag til klubben på nytt styre.

Påtroppende president (visepresident) tiltrer komiteen.

Valgkomiteen avgir sine forslag senest 14 dager før klubbens valgmøte.

Valget skjer i henhold til klubbens avstemmingsregler, ref. Vedtektenes pkt. 7.

Den på dette møte valgte president skal være styremedlem som visepresident i det året som begynner 1. juli etter valget, og skal overta vervet som president 1. juli etter det år hvor han/hun har vært visepresident.

3.2. De som er valgt til ovennevnte verv og som styremedlemmer danner sammen med den avgåtte president styret i det nye året (1. Juli til 30. Juni).

3.3. Hvis en plass i styret eller annet tillitsverv blir ledig, skal et nytt styremedlem eller en ny tillitsvalgt utpekes i henhold til de gjenværende styremedlemmers avgjørelse.

3.4. Ved frafall blant de nyvalgte, ennå ikke tiltrådte tillitsvalgte eller styremedlemmer skal et nytt styremedlem eller en ny tillitsvalgt utpekes i henhold til de gjenværende styremedlemmers beslutning.

4. De tillitsvalgtes plikter.

4.1. Presidenten.
Det er presidentens plikt å lede møtene i klubben og i styret og utføre andre oppgaver som vanligvis hører inn under dette verv.

4.2. Visepresidenten.
Det er visepresidentens plikt å lede møtene i klubben og i styret i presidentens fravær, og å utføre andre plikter som vanligvis hører inn under dette verv.

4.3. Past President
Forrige års president skal sørge for kontinuitet og erfaringsoverføring. Han skal særlig gi råd til sittende president.

4.4. Sekretæren.
Det er sekretærens plikt å føre medlemsfortegnelse, føre liste over fremmøte, sende innkallelser til styremøter, skrive og oppbevare referater fra slike møter. Det er også sekretærens plikt å skrive de nødvendige rapporter til Rotary International, herunder den halvårlige rapport om medlemskap 1. januar og 1. juli, samt melding 1. oktober og 1. april om alle nye aktive medlemmer som er innvalgt siden begynnelsen av den halvårlige rapporteringsperioden i juli eller januar, samt sende melding om endring av medlemskap. Sekretæren har det overordnede ansvar for å sørge for den månedlige fremmøterapport som skal sendes til distriktsguvernøren senest 15 dager etter det siste møte i måneden; innkassere og betale abonnement på Rotary bladet, skrive klubbens årsberetning og ellers utføre de plikter som vanligvis hører inn under sekretærvervet.

4.5. Kassereren.
Det er kassererens plikt å ta vare på alle midler, gjøre regnskap for disse hvert år overfor klubben og til enhver tid etter anmodning fra styret, samt utføre andre plikter som hører inn under kassererfunksjonen. Når vedkommende slutter som kasserer, skal han/hun overlevere til sin etterfølger, eller til presidenten, alle midler, regnskaper og annen klubbeiendom som måtte være i hans/hennes besittelse.

4.6. Klubbmesteren.
Klubbmesterens plikter er i henhold til sedvane for dette vervet og for øvrig det som er foreskrevet av presidenten eller styret. Her kan nevnes at han/hun har ansvar for å klargjøre møtelokalet, inklusive teknisk utstyr til klubbens møter.

4.7. Studieleder.
Studieleder skal sørge for at kunnskapsnivået om Rotary i klubben er tilfredsstillende og å hjelpe interesserte medlemmer til å finne stoff og veier til videre Rotaryutdannelse.

5. Møter.

5.1. Årsmøte.
Det årlige møte for valg i denne klubb holdes senest den 30. September hvert år. På møtet skal valg av styremedlemmer og tillitsvalgte for det følgende år finne sted.

5.2. Ukentlige møter.
De ordinære ukentlige møter i denne klubb holdes onsdag kl. 19:30.

Varsel om endringer eller sløyfing av ordinære klubbmøter skal gis alle klubbens medlemmer. Alle medlemmer, med unntak av æresmedlemmer (eller medlemmer som er fritatt for møteplikt i.h.t. artikkel 8, pkt. 3 og 4 i klubblovene) skal registreres som tilstedeværende eller fraværende ved det ordinære klubbmøtet. Fremmøte skal bekreftes ved medlemmets tilstedeværelse i minst 50 (femti) prosent av møtetiden, enten i denne eller i en annen Rotary klubb, eller som ellers fastlagt i klubblovene, artikkel 8, pkt. 1 og 2. (Se gjeldende lover i Norsk Rotaryårbok).

5.2.1. Forretningsorden for møtene:
Møtet åpnes
Introduksjon av besøkende
Korrespondanse, meddelelser og Rotary informasjon
Eventuelle komitérapporter
Ikke ferdigbehandlede saker
Nye saker
Foredrag eller annen form for program
Møtet heves.

5.2.2. Beslutningsdyktighet.
Ethvert møte i klubben hvor minst halvparten av medlemmene er tilstede, er beslutningsdyktig.

5.2.3. Beslutninger.
Ingen resolusjon og intet forslag som vil forplikte klubben i forbindelse med en hvilken som helst sak skal behandles i klubben før dette har vært behandlet av styret. Slike resolusjoner eller forslag, hvis de fremsettes på et klubbmøte, skal oversendes styret uten diskusjon.

5.3. Styremøter.
Ordinære styremøter bør holdes hver 2. måned. Ekstraordinære styremøter skal innkalles av presidenten når dette anses nødvendig, eller etter anmodning fra to styremedlemmer, etter at behørig varsel er gitt.

5.4. Styrets beslutningsdyktighet.
Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er tilstede.

6. Kontingent.
Kontingenten skal være den kontingenten som til enhver tid er fastsatt av klubben og skal betales halvårlig 31. august og 31. januar. Det er underforstått at en del av den halvårlige betaling skal brukes til å dekke det enkelte medlems abonnement på Rotary bladet.

7. Avstemningsregler.
Avstemninger i klubben skal skje med åpen stemmegivning, men valget av styrets medlemmer skal foregå skriftlig. Dog kan valget skje ved akklamasjon dersom det i valgmøtet ikke er mottatt andre forslag enn valgkomiteens. Styret kan ellers bestemme at en konkret beslutning skal avgjøres ved skriftlig stemmegivning.

8. Fire tjenesteområder.
De fire Tjenesteområder utgjør det filosofiske og praktiske rammeverk for denne Rotaryklubbs arbeid. De er Klubbtjeneste, Yrkesrettet Tjeneste, Samfunnstjeneste og Internasjonal Tjeneste. Denne klubben vil være aktiv innen hver av disse tjenesteområder.

9. Komiteer.

9.1. Komiteenes organisering.
Klubbkomiteenes oppgave er å oppnå klubbens langsiktige mål innen de fire Tjenesteområder. Innkommende president, presidenten og past-president bør samarbeide for å sikre kontinuitet i ledelse og planlegging av fremtidig ledelse. Når dette er praktisk mulig, bør komitémedlemmer sitte i samme komité i tre år for å sikre kontinuitet. Innkommende president er ansvarlig for å oppnevne komitémedlemmer til ledige verv, utnevne komitéledere samt holde planleggingsmøter før starten på sitt presidentår. Det anbefales at komitélederne har tidligere erfaring som medlem av den aktuelle komité. Følgende faste komiteer bør nedsettes:

9.1.1. Medlemsutvikling og rekruttering.
Denne komité skal utvikle og iverksette en plan med henblikk på å rekruttere og beholde medlemmer.

9.1.2. Opplæring og kommunikasjon.
Denne komité skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å informere offentligheten om Rotary samt fremme klubbens serviceprosjekter og -virksomhet. Komiteen har også ansvar for klubbprogrammer og å dra nytte av Rotaryskolen.

9.1.3. Rotary Foundation.
Denne komité skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å støtte Rotary Foundation gjennom både økonomiske bidrag og deltagelse i prosjekter.

9.1.4. Samfunnsprosjekter.
Denne komité skal utvikle humanitære og yrkesprosjekter fortrinnsvis i lokalmiljøet.

9.1.5. Distriktsprogrammer.
Denne komité har som oppgave å dra nytte av og bidra til Rotarys distriktsprogrammer, nasjonale programmer og internasjonale programmer.

Her kan nevnes: Ungdomsutveksling, Group Study Exchange (GSE), Rotary Youth Leadership Award (RYLA), Rotaract m. flere.

9.2. Presidenten.
Presidenten skal være ex officio (i embetes medfør) medlem av alle komiteer og som sådan ha alle komitémedlemmers rettigheter.

9.3. Den enkelte komité.
Den enkelte komité skal behandle slike saker som er tillagt den ifølge vedtektene, samt slike tilleggssaker som den måtte få henvist av presidenten eller styret. Uten fullmakt fra styret skal ingen komité sette i gang arbeid før rapport er avgitt til og godkjent av styret.

9.4. Komitélederen.
Komitélederen skal være ansvarlig for jevnlige møter og virksomhet i sin komité, føre tilsyn med og koordinere komiteens arbeid og rapportere til styret om alle komiteens aktiviteter.

9.5. Komiteenes oppgaver.
Alle komiteenes oppgaver skal fastlegges og gjennomgås av presidenten i vedkommendes presidentår. Ved annonseringen av hver enkelt komités oppgaver skal presidenten vise til aktuelt RI materiale.

Komiteene skal koordinere aktivitetene ved utformingen av årets planer slik at klubbens ressurser kan utnyttes på en funksjonell og effektiv måte.

Hver enkelt komité skal ha et særskilt mandat og klart definerte mål og handlingsplaner etablert ved begynnelsen av hvert år for gjennomføring i løpet av året. Det skal være innkommende presidents ansvar å vise det nødvendig lederskap for å utarbeide en anbefaling om klubbkomiteer, mandater, mål og planer til styret før begynnelsen av året, som nevnt ovenfor.

10. Permisjon.
Ved skriftlig søknad til styret, med anførsel av gode og gyldige grunner, kan permisjon innvilges, slik at et medlem fritas for å være til stede ved møter i klubben for et nærmere bestemt tidsrom.

11. Finanser.

11.1. Budsjett.
Ved begynnelsen av hvert regnskapsår skal styret utarbeide et budsjett over antatte inntekter og utgifter for året. Disse skal angi grensen for utgiftene til de forskjellige formål, med mindre annet besluttes av styret.
Budsjettet skal klart skille mellom det som gjelder klubbaktiviteter og det som gjelder veldedighet/tjenester.

11.2. Klubbens midler.
Kassereren skal sette alle klubbens midler inn i en bank som styret velger.

11.3. Regninger.
Alle regninger skal betales av kassereren eller annen bemyndiget tillitsvalgt under forutsetning av godkjennelse av kasserer og et annet styremedlem, fortrinnsvis president eller visepresident.

11.4. Regnskapsgjennomgang/revisjon.
En gang i året skal alle økonomiske transaksjoner gjennomgås omhyggelig av en person som tilfredsstiller de krav Enhetsregisteret stiller.

11.5. Tillitsvalgte.
Tillitsvalgte som forvalter eller disponerer klubbens midler skal stille slik garanti som styret måtte kreve for at klubbens midler er sikkert plassert. Kostnadene ved en slik garanti bæres av klubben.

11.6. Regnskapsår.
Klubbens regnskapsår går fra 1. juli til 30. juni og skal for innkreving av medlemskontingent deles i to halvårsperioder fra 1.juli til 31. desember og fra 1. januar til 30. juni. Betaling av pr. capita avgift og tidsskriftabonnement til Rotary International skal skje hvert år den 1. juli og den 1. januar på basis av det medlemstall klubben har på disse datoer.

12. Regler for valg av medlemmer.

12.1. Nye medlemmer.
Forslag på eventuelt nytt medlem, fremsatt av et aktivt medlem av klubben, skal oversendes medlemskomiteen skriftlig. Et medlem som overføres fra en annen klubb eller et tidligere medlem av en annen klubb kan foreslås som aktivt medlem av vedkommendes tidligere klubb. Forslaget behandles konfidensielt, med mindre annet er bestemt i henhold til disse regler.

12.2. Medlemskomiteen.
Medlemskomiteen skal forvisse seg om at det foreslåtte medlem oppfyller de krav til klassifikasjon og medlemskap som vedtektene krever.

12.3. Godkjennelse.

Medlemskomiteen fremlegger forslagene til styret som forestår den endelige godkjennelse og legger forslagene på nye medlemmer frem for klubben. Klubbens medlemmer skal innen14 dager fra forslaget ble fremsatt godta eller avvise dette og skal deretter underrette styret om sitt syn. Styret orienterer så forslagsstiller om beslutningen.

12.3.1. Ved positiv beslutning:
Hvis ingen begrunnet skriftlig innvending mot forslaget er mottatt av styret fra noe medlem i klubben (æresmedlemmer unntatt) innen to uker, (14) dager, etter offentliggjørelsen av opplysninger om det foreslåtte medlem, skal vedkommende kunne tas opp i klubben. Hvis slik skriftlig innvending, som nevnt ovenfor, er innlevert til styret, skal styret votere og avgjøre saken på sitt neste møte. Hvis forslaget om det nye medlem vedtas, på tross av innvendingen, skal det foreslåtte medlem kunnes tas opp som medlem av klubben.

Medlemmet tas opp i klubben ved en enkel seremoni og skal i den forbindelse informeres om Rotarys formål og om de rettigheter og plikter som medlemskap i klubben medfører.

Når et nytt medlem er tatt opp skal det få utstedt medlemskort og få opplysningsmateriell for nye Rotary medlemmer. Videre skal presidenten eller sekretæren rapportere opplysninger om det nye medlem til RI og presidenten skal oppnevne et medlem som skal hjelpe det nye medlemmet å bli kjent i klubben samt tildele vedkommende et klubbprosjekt eller en klubbfunksjon.

12.4. Æresmedlemmer.
Klubben kan i henhold til klubblovene velge æresmedlemmer foreslått av styret.

13. Endringer av disse vedtektene.
Disse vedtekter kan endres ved to tredjedels flertall på årsmøtet, eventuelt ekstraordinært årsmøte, hvor et beslutningsdyktig antall medlemmer er tilstede, forutsatt at de foreslåtte endringene er gjort kjent for det enkelte medlem minst ti (10) dager før møtet. Ingen endring i, eller i tillegg til disse vedtekter kan gjøres som ikke er i samsvar med klubblovene eller med lover og vedtekter for Rotary International.